突然ですが、
あなたは仕事に集中できていますか？
部下やメール、電話などで仕事を中断していませんか？
もしそうなら、あなたの仕事の生産性は大きく低下しています。
今回の記事では、仕事は中断すると何が起こるのか、どうすれば良いかについて話をしていきます。
1．中断による悪影響
仕事を中断すると、
記憶力や集中力、能力が著しく低下する、
ということは、様々な研究で認められています。
その一部を紹介しましょう。
●アメリカ合衆国海軍研究所では、
4秒仕事を中断すると、仕事に戻ったときにミスをする可能性が
3倍になることを発見しました。
●外科医によるシミュレーションでは、
胆のう摘出手術中に強制的に中断されると44％の可能性でミスが発生する。
中断なしの場合、ミスの確率は6％だった、という報告がありました。
仕事を中断する原因は様々ありますが、
電話やメール、部下からの質問といったものが多いでしょう。
とくにSNSのメッセージを含めたメールの数は膨大なものになります。
ある精神科医は、
「これは一番新しい中毒の形だ」
と言っているくらいです。
社長など、ある程度以上の役職の人になれば
一日100件以上のメールが届くなんてざらでしょう。
これらに目を通して対応するだけでも膨大な時間を要してしまう上に、
一旦低下した集中力はすぐには戻らないため、
元の仕事に戻っても中々進まないのです。
こんな経験は、あなたにもあるのではないでしょうか。
2．どうすれば良いか？
様々な理由で仕事を中断されてしまう現在の状況、
どうすれば良いのでしょうか？
中断を避けて仕事に集中し、
生産性をアップさせるには次の３つの方法が有効です。
①メールは決まった時間にしか見ない
通常の仕事環境においては、
メールソフトは常に立ち上がった状態にあります。
なのでメールが届くとすぐにパソコン画面に表示されてしまいます。
するとそのメールの内容が気になってしまい、
現在の仕事を中断してメールの内容を確認してしまうのです。
この行動が非常に無駄です。
なのでメールソフトは普段はオフにしておき、
メール対応時間を作ってその時だけメールを見るようにしましょう。
これだけでもかなりの中断を減らすことができ、
仕事の生産性が大きく上がります。
②話しかけてはいけない時間を作る
仕事の中断の大きな原因の1つとして、
誰かから話しかけられるということもあります。
とくに社長など、
役職が上に行くほど部下からの相談や質問で
時間を取られてしまいます。
私もサラリーマン時代はマネージャーをしていましたが、
一日2時間は部下からの質問や相談に時間を奪われていました。
これがなければもっと早く帰れるのに、
と何度思ったことでしょう。
というわけで、
”話しかけてはいけない時間帯”
を作りましょう。
例えば、毎日10時から12時は自分の仕事に集中するため
絶対に話しかけてはいけないというルールを設定するのです。
もしくは逆に質問や相談専用の時間を作り、
それ以外の時間は話しかけてはいけないというルールを作りましょう。
やってみると分かりますが、
仕事が恐ろしく捗ることを実感できることでしょう。
③「Focus Booster」を使う
この「Focus Booster」というのは
私が愛用している仕事の生産性を上げる最高のアプリです。
すごく単純なアプリで、
指定した時間になると知らせてくれるだけです。
指定した時間がくるまでは、
”チッチッチッ”
という小さな音が鳴り続け、
指定時間になると
”ジリリリリ！”
という大きめの音がなります。
基本的にはこの繰り返しなのですが、
タイマーの時間を2種類設定できるのです。
私は33分仕事し、3分休憩するというサイクルを繰り返して
仕事をしています。
仕事中は決めたことだけをやり、
休憩中は絶対に仕事をしないというルールを定めました。
その結果、おそろしく作業効率があがりました。
※この「Focus Booster」、
Windows版やMac版、スマホ版もあるので
ぜひ使ってみて下さい。
3．まとめ
社長など、忙しい人ほどメールや電話、部下などによって仕事を中断され、
本来の仕事ができなくなる環境にあります。
一度仕事を中断されてしまうと集中力が大きく低下し、
元の仕事に戻っても中々手や頭が動かないものです。
そこで今回は仕事の中断を防ぎ、
仕事の生産性を上げるために３つの方法を紹介しました。
①メールは決まった時間にしか見ない
②話しかけてはいけない時間を作る
③「Focus Booster」を使う
かなりお勧めですので、
一度お試しあれ。
お金を儲けて仕事にやりがいを！人生に生きがいを！
記：宮里竹識（みやざとたけし）
